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Lo scarto è l’operazione con cui vengono eliminati i documenti d'archivio che hanno esaurito la loro validità giuridico-amministrativa e non sono considerati di rilevanza storica tale da renderne opportuna la conservazione illimitata.

Le operazioni di eliminazione periodica del materiale archivistico sono indispensabili per una ordinata tenuta dell’archivio che eviti l’accumulo di masse di documentazione inutile, tuttavia si tratta anche di un’operazione culturale, con la quale si selezionano fonti storiche, aventi valore di testimonianza, che dovranno invece essere conservate.

L’identificazione della documentazione da scartare è un’operazione delicata e decisiva e deve essere effettuata da personale dotato di solide competenze archivistiche.

Il procedimento di scarto si svolge secondo le seguenti fasi:

  1. Redazione della proposta di scarto con rigore analitico e relativa compilazione dell’elenco dettagliato della documentazione da scartare con indicazione dei seguenti dati: classificazione dei documenti di cui si propone lo scarto, descrizione degli atti, estremi cronologici, numero dei pezzi (faldoni, registri, scatole, ecc.), peso approssimativo, eventuali osservazioni a supporto della motivazione di scarto, stima della consistenza complessiva della documentazione in metri lineari, del numero complessivo dei pezzi e del peso complessivo della documentazione proposta per lo scarto.

  2. L’elenco, sottoscritto dall’archivista che lo ha predisposto/responsabile della gestione documentale dell’Ente, viene trasmesso alla Soprintendenza Archivistica per la prescritta autorizzazione (obbligatoria e vincolante).

  3. Dopo aver ottenuto l’autorizzazione si procede alle operazioni di distruzione del materiale secondo modalità atte a prevenirne un uso improprio e a tutela dei dati contenuti nei documenti tramite consegna alla Croce Rossa Italiana o altra organizzazione no-profit di volontariato, come previsto dal D.P.R. n.37/2001 in materia di cessione degli atti di cui è disposto lo scarto, che ne garantisca in modo certo la distruzione.

  4. Redazione del verbale di avvenuta distruzione degli atti indicante gli estremi dell’autorizzazione, numero e peso complessivo dei quantitativi eliminati e la dichiarazione esplicita del soggetto incaricato della distruzione dei documenti a non farne un uso diverso e a non comunicare o diffondere i dati ivi contenuti.

  5. Trasmissione alla Soprintendenza Archivistica di copia del verbale di distruzione degli atti entro 60 giorni per la conclusione del procedimento

Maggiori informazioni sono disponibili sul sito della Soprintendenza http://www.sa-lom.archivi.beniculturali.it/index.php?id=566