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Su Agenda Digitale è stato pubblicato l’approfondimento Dematerializzazione o digitalizzazione dei documenti, cosa scegliere: i casi, a firma di Umberto Zanini, per capire in quali contesti è applicabile la dematerializzazione oppure la più vantaggiosa digitalizzazione, tra fatture, altri documenti fiscali, pec, email, libri sociali obbligatori, contratti, file di log

Con il termine “dematerializzazione” si intende quella particolare procedura in grado di sostituire documenti cartacei con documenti digitali, e che nella maggior parte dei casi si conclude con la conservazione digitale (o conservazione sostitutiva, come definita in passato) utile a produrre un documento digitale in grado di sostituire a tutti gli effetti di legge l’originale documento cartaceo.

Qualora invece i documenti siano prodotti sin dall’origine già in formato digitale, non si parla più di “dematerializzazione”, ma di “digitalizzazione” (dato appunto che il documento è già in digitale) e anche in questo caso il processo termina con la conservazione digitale, necessaria a preservare i file per gli anni richiesti dalla normativa di riferimento.

Solo con la digitalizzazione, in particolare utilizzando documenti in formato elaborabile (xml), si possono massimizzare i vantaggi ed i benefici di questi processi, oltre che adottare quelle procedure informatiche e interventi organizzativi utili ad avviare le imprese e la PA alla digitalizzazione dei processi e non solo dei documenti.