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Iter di approvazione del Manuale:

1. stesura del testo e degli allegati
2. invio del Manuale, completo di: testo, allegati, elenco degli allegati, alla Soprintendenza Archivistica per acquisizione dell'autorizzazione all'utilizzo
3. partecipazione alla seduta formativa convocata dalla Soprintendenza da parte del Responsabile della gestione documentale o suo vicario, con firma del registro di presenza
4. ricevimento dell'autorizzazione
5. approvazione del Manuale con deliberazione della Giunta/Organo esecutivo dell'Ente (nell'atto citare gli estremi dell'autorizzazione)
6. pubblicazione del Manuale sul sito dell'Ente
7. invio alla Soprintendenza di copia della deliberazione unitamente al testo approvato del Manuale e all'elenco degli allegati. In questa fase non è necessario inviare i singoli allegati.

Eventuali modifiche/aggiornamenti (ogni 2 anni o più di frequente se intervengono corposi cambiamenti): le modifiche al testo devono essere approvate sempre con deliberazione, le modifiche ai soli allegati si approvano con determinazione.

Pre-requisiti:

1. adozione della delibera di individuazione dell'AOO - Area Organizzativa Omogenea.
2. adozione di un titolario di classificazione (per i Comuni consigliato il Titolario Anci 2005).
3. adozione dell'organigramma dell'Ente (con indicazione schematica dei livelli della struttura - settori, unità organizzative ecc., sconsigliabile l'inserimento di nominativi o recapiti telefonici che potrebbero essere soggetti a variazioni) che deve essere pubblicato sul sito
4. individuazione  e nomina dei responsabili:
- RESPONSABILE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE E VICARIO
(il vicario potrebbe essere eventualmente nominato anche solo al momento dell'effettiva necessità)
- RESPONSABILE DELLA SICUREZZA INFORMATICA
(può anche essere esterno all'Ente)
- RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE INTERNO ALL'ENTE
- RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE ESTERNO
Per le responsabilità interne all'Ente la nomina può confluire eventualmente anche in un unico nominativo.
5. pubblicazione sul sito dell'Ente degli orari di apertura al pubblico dell'Ufficio Protocollo

Sul sito della Soprintendenza Archivistica della Lombardia (http://www.sa-lom.archivi.beniculturali.it/index.php?id=822) sono disponibili le Linee Guida per la stesura del Manuale di gestione per l'archivio dei Comuni e la Bozza di Manuale per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi (artt. 3 e 5 del DPCM 3 dicembre 2013 in materia di protocollo informatico) aggiornata al nuovo CAD (D.Lgs.179/2016), oltre a strumenti di lavoro specifici per i Comuni.