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Messaggio di avviso

privacy corsoLa gestione digitale dei procedimenti amministrativi garantisce la corretta amministrazione dei documenti dalla produzione alla conservazione. In quest’ottica sono disponibili in consultazione pubblica fino al 16 novembre le “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”.

Le Linee guida, che si compongono di sei allegati tecnici – dal formato dei file e riversamento alla certificazione di processo - sono emanate secondo la procedura prevista dall’articolo 71 Regole tecniche del Codice dell’Amministrazione digitale (CAD) e hanno il duplice scopo di:

  • aggiornare le regole tecniche attualmente in vigore sulla formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici precedentemente regolate nei DPCM del 2013 e 2014
  • fornire una cornice unica di regolazione sulla materia, in coerenza con la disciplina dei Beni culturali

Il documento in consultazione è realizzato dal gruppo di lavoro costituito da AgID e da esperti del settore.

Le Linee Guida sono pubblicate sulla piattaforma Docs Italia ed è possibile commentarle su Forum Italia.

Il sistema di conservazione, come previsto dall’articolo 44 del CAD, garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.

L’Agenzia per l’Italia Digitale definisce le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione, ovvero:

  • natura e funzione del sistema
  • modelli organizzativi
  • ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti
  • descrizione del processo di conservazione
  • profili professionali dei responsabili impiegati nel processo di conservazione

Le pubbliche amministrazioni sono tenute a conservare tutti i documenti formati nell’ambito della loro azione amministrativa. Anche il registro giornaliero di protocollo, dall’11 ottobre 2015, in base all’articolo 7, comma 5 delle Regole tecniche per il Protocollo informatico, deve essere inviato in conservazione entro la giornata lavorativa successiva.