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UNC email truffaIn questo periodo di estrema difficoltà organizzativa è utile avere maggiore conoscenza e informazioni sulle modalità del lavoro da casa, per chi opera nella pubblica amministrazione viste anche le circolari del Ministro della Funzione pubblica 1 e 2/2020) e per chi lavora nelle aziende private.

Proponiamo di seguito quattro punti (tratti da un articolo di Giovanni Manca, consulente Anorc, per AgendaDigitale) che consegnano delucidazioni sullo smart working.

Lo smart working non è lavorare "senza ufficio", telelavoro o comunque lavorare da casa. Rivolto a chi opera in una organizzazione privata o pubblica lo "svolgimento" di questo tipo di prestazione lavorativa, basata su flessibilità di orari e di sede, è caratterizzata, principalmente, da una maggiore utilizzazione degli strumenti informatici e telematici, nonché dell'assenza di una postazione fissa durante i periodi di lavoro svolti anche al di fuori dei "locali aziendali" è quanto definisce sul tema la normativa (legge 81/2017 sul lavoro agile).

Lo smart working non è l'evoluzione del telelavoro dove, stabilite le specifiche condizioni contrattuali, si lavora a casa, in ogni luogo, tendenzialmente in mobilità utilizzando la rete e il digitale. Un concetto base da considerare. Fare smart working richiede la messa in opera di sistemi a tecnologia collaborativa e deve evitare l'interazione tra le fasi del processo basate su meccanismi ispirati al cartaceo o comunque rigidi. Considerando che si opera su strumenti informatici, pc, tablet, smartphone, la postazione di lavoro deve adeguatamente evolvere in modo virtuale.

Lo stato dell'arte dello smart working in Italia visto dalla ricerca "Smart working davvero: la flessibilità non basta" (Osservatorio Politecnico di Milano 2019) rivela che la diffusione dello smart working in aziende private conta già impegnati circa 570.000 lavoratori, un forte incremento rispetto al 2018 e un grado di soddisfazione professionale elevato. Cambia la situazione nelle pubbliche amministrazioni dove solo il 16% ha introdotto iniziative strutturate e oltre il 60% non ha agito in materia. Da rilevare che anche nelle PMI l'argomento non è di interesse, lo dichiara il 51% del settore.

Smart working nella pubblica amministrazione: criticità e ostacoli. La ricerca evidenzia che il 43% del campione ritiene che questa modalità operativa non sia applicabile alla propria realtà. Il procedimento amministrativo cartaceo e la gestione tramite faldoni e fascicoli non consente lo smart working. Il 27% del campione non riesce a percepire i benefici ottenibili e il 21% esprime chiaramente il problema delle procedure poco digitalizzate o la disponibilità di adeguata tecnologia, per esempio di banda di rete di comunicazione.
L'analisi della ricerca riconferma che alla base di ogni tipologia di innovazione e di digitalizzazione delle pubbliche amministrazioni ci deve essere la reingegnerizzazione del procedimento amministrativo che non può essere più l'uso dell'informatica nel procedimento cartaceo.
Un elemento importante è l'applicazione del principio del 'cloud first'. Il procedimento amministrativo opera su una base organizzativa e operativa comune. Si lavora fuori dall'ufficio disponendo sempre di un "cruscotto" operativo comune.
L'introduzione successiva di servizi basati sul Digital Transaction Management consente di ottenere equilibrio tra gli strumenti di lavoro, il rapporto fiduciario con l'ufficio e la misurazione degli obiettivi. Queste attività devono essere avviate secondo le norme di riferimento per la parte contrattuale e di organizzazione del lavoro, ma anche di cambiamento nella modalità di lavoro.
Lo sportello può diventare chat, video, teleconferenza. Il personale sanitario può operare in telemedicina utilizzando strumentazione domiciliare. La gestione di una pratica può essere "a distanza" e interattiva. E, non ultimo, vi è anche un positivo impatto ambientale.